Способы документирования и их развитие

Содержание:

1. Концепции документов
2. Как документ
3. Основные правила создания и обработки документов
4. Состав реквизитов
5. Требования к форме документа

 

По этой ссылке вы сможете заказать реферат:

 

Написание рефератов на заказ

 

Посмотрите похожие темы возможно они вам могут быть полезны:

 

Основы нефтегазового дела

Компьютерные обучающие программы

Правовое положение различных категорий свободных и зависимых слоев населения стран древнего востока

Хедхантинг как метод подбора персонала: возможности и ограничения

 

Введение:

Основой управления является документированная информация, эффективность которой в основном базируется на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация проникает во все органы управления.

Документ и документальная информация являются основой управленческих решений, их материальным воплощением, придающим юридическую силу и, соответственно, способствующим их реализации.

Информация фиксируется в документах, которые перемещаются во времени и пространстве, придавая организационную форму.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом зависят от способности соответствующего персонала создавать и исполнять управленческие документы. Ведь организация работы с документами подразумевает, по сути, полное знание должности человека в отделе, правильное оформление корреспонденции,подготовку телефонных разговоров и т.д.

В связи с этим целью данной работы является изучение основных понятий данного документа. Основные задачи этой работы:

• Анализ основных правил составления и обработки документов в соответствии с действующими российскими стандартами ;
• Изучение основных методик;

Концепции документов

Создайте и отформатируйте запись.

Государственные стандарты определяют документ как "запись информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами".

Древнейшим методом документирования текста были рукописные письма. В конце XX века. Изобретение пишущей машинки и использование средств механизации труда для документирования все больше и больше. В течение XX века канцелярские пишущие машинки были изобретены для появления более совершенных пишущих машинок и тканевых машин, а также для создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения.、

В 1980-х годах внедрение персонального компьютера сделало его широко доступным для документирования. В настоящее время практически на каждом компьютере есть программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процесс составления, модификации, редактирования, форматирования, изготовления и отправки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает создания документов на бумажной основе и их обязательной регистрации в соответствии с установленными правилами.

Часто документы, предписанные законом или актами государственного управления, являются обязательными.В деловом общении документы имеют особое значение. Действительно, любая ссылка на устное соглашение или распоряжение опровергается или ставится под сомнение, но если соглашение или распоряжение составлено в форме документа, то ссылка на него юридически является правилом документа, которое устанавливается правовыми актами каждого государства или развивается традицией.

Так, в Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" (Статья 5) говорится, что " документирование информации является обязательным условием для включения информации в информационный ресурс."Документирование информации осуществляется в порядке, установленном государственными органами, ответственными за организацию делопроизводства,стандартизацию документов и их массивов,обеспечение безопасности Российской Федерации."

Технология работы с документами заключается в следующем:

• Прием и первичная обработка документов;
• Их предварительное рассмотрение и распространение;
• Регистрация документов;
• Контроль за исполнением документов;
• Информационно-справочная работа;
• Запуск документа;
• Послать их;
• Систематизация (формирование корпуса) и текущее хранение документов.

Как документ

Потребность в записи информации появилась у древних людей. В наше время существуют документы, сделанные из глиняных табличек, бересты, каменных стен и т. д.

 

Методы применения информации также были различны: рисование, графика и письмо.

 

В настоящее время в практике управления используются документы, которые создаются в основном тем или иным способом: Почерк, типография, компьютер, графика, рисование, фотография, голос, видеозапись, специальные материалы (бумага, пленка, фотопленка, магнитная лента).

Документ блока управления может быть составлен на естественном языке (опечатка, рукопись, телеграмма, факс и др.). А на искусственном языке используют соответствующие носители информации (магнитную ленту, дискеты, диски и т. д.).

Сегодня компьютерная печать является основным методом документирования в административной практике. Но многие документы, такие как заявления и описания, создаются обычным рукописным способом.

Изучением развития методов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина-документирование:

• Описательные способы фиксации и передачи информации.
• Текстовый документ.
• Смайлики пишу.
• Логографических письменной форме.
• Написание слогов.
• Появление фуриганы (букв) письма.
• График развития русского характера.
• Сокращенная форма.

Техническая документация. Машиночитаемый текст - это документ, который требует использования специально разработанных технических средств.

Фотодокумент. Фотодокумент - это документ изображения, созданный с помощью метода фото.

Кинодокументация. Документ фильма-это визуальный или аудиовизуальный документ, созданный как фильм .

Это хорошая книга. Фонодокумент - это документ, содержащий звуковую информацию, записанную любой системой записи.

Основные правила создания и обработки документов

Основные правила составления и оформления распорядительных документов, закрепленные в действующем российском государственном нормативно-методическом документе - это основа для уточнения правил работы с документами каждой организации.

На основании законодательных, нормативных и методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами устава (правилами), регламентами, правилами и инструкциями. Они устанавливают определенные правила для документации.

К документам, используемым в управленческой деятельности, независимо от способа документирования или типа носителя применяются следующие основные требования:

• Гарантия юридической силы документа;
• Подготовка условий для скорейшего оформления документов;
• Возможность быстрого поиска;
• Возможность использовать организационные инструменты для создания, копирования и обработки документов.

Действующие государственные нормативные акты и техническая документация также призваны обеспечить внешний вид качественного документа. Для этого необходима разумная компоновка в поле документа содержания рекомендаций, в том числе стандартов стандартов.

Среди различных систем управленческой документации, которые используются для документирования различных управленческих действий, содержащиеся в ней документы используются учреждениями всех уровней управления, видов деятельности и форм собственности.

Система организационно-распорядительных документов имеет набор реквизитов, включающий 29 наименований.

Состав реквизитов

01-Государственный герб Российской Федерации; 02-герб субъекта Российской Федерации; 03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04-код организации; 05-код формы документа; 06-наименование организации; 07-справочные данные об организации; 08-наименование вида организации; 09-дата документа; 10-регистрационный номер документа; 11-ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12-место составления или издания документа; 13-гриф ограничения доступа к документу; 14-адресат; 15-гриф утверждения документа;

16-резолюция; 17-заголовок к тексту; 18-отметка о контроле; 19-текст документа; 20-отметка о наличии приложения; 21-подпись; 22-гриф согласования документа; 23-визы согласования документа; 24-печать; 25-отметка о заверении копии; 26-отметка об исполнителе; 27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28-отметка о поступлении документа в организацию; 29-идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный список сведений, которые используются для создания и запуска документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р6. 30-97 составляется с учетом необходимости придания документу юридической силы, его идентификации. Эта цель предусмотрена банковскими реквизитами 01-10, 15, 21-24.

Банковские реквизиты 11, 13, 14, 16-18, 20, 25-29 предназначен для поиска документов и записи "проходов" через аппарат управления. Соблюдение требований ГОСТ6. 30-97 позволяет зафиксировать в документе делопроизводственную работу, которая была проделана при оформлении документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля и дальнейшем хранении.

Пункт 19 "текст документа" передает основное содержание документа. Каждый документ определенного типа содержит свой собственный набор реквизитов (обязательных элементов).

 

Государственные стандарты уточняют расположение каждой детали документа, а при работе с документами аппарат Управления "назначается" подробно в соответствии с традицией порядка погрузки и погрузки их.

 

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительных (распорядительных) документов закреплены государственным стандартом (ГОСТ Р6. 30-2003 "единая система документооборота"). Система организационно-управленческих документов. Требования к форме, в том числе к форме документа с изображением Государственного герба Российской Федерации;реквизиты документа;требования к оформлению реквизитов документа.

При создании документа в программном средстве компьютера, использующем текстовые редакторы, существует заметное различие.

Требования к форме документа

Официальные документы обычно создаются на фирменном бланке. Требования к формату организационно-распорядительных документов устанавливаются ГОСТ Р6. 30-2003.

Форма документа - это лист бумаги с предварительно воспроизведенными деталями, которые содержат постоянную информацию об организации, создавшей документ.

Документ создается на бланке.

Отформатируйте форму А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм).

Каждый лист документа, выданный как на фирменном бланке, так и на нем, должен иметь не менее 20 мм-левого, 10 мм-правого, 20 мм-верхнего, 20 мм-нижнего полей.

Форма документа должна быть выполнена на белой бумаге или на светлой цветной бумаге. Приблизительные границы зоны, в которой расположены детали, обозначены пунктирной линией. Каждая зона определяется совокупностью ее деталей.

В зависимости от расположения деталей устанавливаются два варианта формы-угловая и вертикальная.

Опора 01 (02 или 03) расположена над серединой опоры 08. Реквизит 03 может быть помещен в уровень реквизита 08.

Дополнительная информация 08, 09, 10, 14, дополнительная информация ограничительная коробка 11, 12, 13 в границах посещаемых районов, больше мест в одну сторону:

• центрированный (начало и конец каждой детали линии одинаково далеки от деталей положения границы зоны);
• Флаги (каждая строка деталей начинается с левой границы зоны, где расположены детали).

Для организации, ее структурных подразделений или формул устанавливаются следующие типы форматов документов:

• Общий формат;
• Фирменный бланк.;
• Формат отдельных видов документов.

Общая форма используется для создания документов всех типов, кроме писем.

В зависимости от учредительных документов организации, общая форма включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

На бланке письма, в зависимости от учредительных документов организации, указываются реквизиты 01 (02 или 03) -06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительный знак на верхней границе зоны, где расположены реквизиты 11-20.

В зависимости от учредительных документов организации, форма определенного вида документа, за исключением письма, включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, 11, 12, 13, 18, 19 из зон, в которых расположены детали.

Для организации деятельности субъектов Российской Федерации желательно использовать государственный язык Российской Федерации.Подробности 08,09,14, русский (слева) и национальные языки (справа）

При создании документа на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Поместите номер страницы в центр верхнего поля листа.

Документ-это регламентированный процесс записи информации на бумажном или ином носителе, гарантирующий юридическую силу.

Управленческие документы формируют основу документов организации. Они носят универсальный характер и создаются государственными учреждениями, коммерческими и государственными организациями. Стремительное развитие научно-технической революции, затрагивающее многие виды управленческого документооборота научно-технических достижений, всю сферу человеческой деятельности, требует дальнейшего совершенствования управления, стиля, методов работы и качества управленческой работы, неизбежно связанной с управлением предприятиями, планированием, финансированием, финансированием, бухгалтерским учетом и отчетностью, управленческим управлением, кадровым обеспечением предприятий и др. Заключение

В начале третьего тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже измеряется миллионами единиц, поэтому управление электронными документами и архивами является одним из важнейших способов обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления информационной системой предприятия-это управление документами и правильная организация работы.

В деловом общении документы имеют особое значение. Действительно, любая ссылка на устное соглашение или распоряжение опровергается или ставится под сомнение, но если соглашение или распоряжение составлено в форме документа, то ссылка на него юридически является правилом документа, которое устанавливается правовыми актами каждого государства или развивается традицией.