Коммуникации в организациях

 

По этой ссылке вы сможете найти много готовых рефератов по управлению персоналом:

 

Много готовых рефератов по управлению персоналом

 

Посмотрите похожие темы возможно они вам могут быть полезны:

 

Системы мотивации и вознаграждения

Межличностная коммуникация

Повышение квалификации и профессионализма руководящих работников

Процессы повышения квалификации руководящих кадров

Введение:

Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что для принятия эффективных управленческих решений в контексте динамичного развития рыночной экономики предприятию необходима эффективная коммуникационная система, которая точно отражает текущую экономическую ситуацию.

Руководящему органу обычно поручено получать информацию, обрабатывать ее, а также генерировать и передавать новую производную информацию в форме контрольных действий. Такое влияние осуществляется в операционном и стратегическом аспектах и ​​основано на ранее полученных данных, от надежности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления. 

Как следствие, обмен информацией встроен во все основные управленческие действия. Менеджер выполняет свои функции с целью формулирования целей организации и их достижения, а от качества обмена информацией зависит качество и полнота реализации этих целей. Это означает, что эффективное общение необходимо для успеха людей в организации. Лидеры, которые хорошо работают, обладают сильными устными и письменными навыками общения и понимают, как средства коммуникации влияют на обмен информацией.   

Качество передаваемой информации зависит от правильного выбора каналов связи, а значит, и эффективности работы на любом уровне в организации. Поскольку мы будущие лидеры, эта тема актуальна и для нас. 

Можно сделать вывод, что эффективная работа современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (интегрированной) системы, которая объединяет управление финансами, снабжением, персоналом, продажами и производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - повышения качества производимых товаров и услуг, увеличения производства, сохранения стабильных позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. 

Объект исследования - ООО "Волжская маркетинговая семья".

Предметом исследования является система связи.

Цель - проанализировать коммуникационный процесс в ООО «Волжская маркетинговая семья» и разработать рекомендации по его совершенствованию.

Для достижения этой цели необходимы следующие задачи:

• изучить теоретические основы общения и процесса общения;
• дать организационно-экономическую характеристику ООО «Волжская маркетинговая семья»;
• провести исследование коммуникационного процесса в управлении организации ООО «Волжская маркетинговая семья»
• разработать направления совершенствования внутренних и внешних коммуникаций в ООО «Волжская маркетинговая семья».

Теоретические основы коммуникаций в организации

Понятие коммуникаций и их роль в управлении

Коммуникация - это передача сообщения, сознательное, структурированное, целенаправленное и целесообразное влияние на взгляды и ценности собеседника, построенное в первую очередь на рациональной основе.        

Коммуникации включают деловую переписку, переговоры, межличностное, межгрупповое, общественное, массовое и политическое общение. В межличностном общении всегда различают вербальное и невербальное общение , подчеркивая важность последнего.           

Понятия «общение» и «общение» в жизни часто используются как синонимы, но это не совсем справедливо, между ними есть существенная разница. Ежедневно - чаще общение, профессиональное - чаще общение. В отличие от общения, связи предполагает , что по крайней мере один из участников имеет в цель .        

Коммуникационные цели в организации:

• обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;
• улучшение межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
• регулирование и рационализация информационных потоков.

Информация играет основную роль в процессе общения.

Информация является предметом труда в процессе управления; это средство общения между людьми. 

Информация, используемая для управления связью, подразделяется на следующие виды:

• базовый, сформированный независимо от поставленной задачи управления;
• текущий, регулярный или одноразовый, специально собранный для данной задачи управления.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на следующие виды:

• документированные, зарегистрированные в документах (бухгалтерские, бухгалтерские, бухгалтерские и другие документы);
• без документов (телефонные разговоры, встречи, межличностные контакты, сплетни)

С точки зрения управления коммуникациями информация подразделяется на экономическую, организационную, социальную и техническую. Развитие информационных потребностей организаций существенно изменило требования к информационному обеспечению коммуникационных процессов.  

Коммуникации делятся на следующие виды:

• межличностное или организационное общение на основе устного общения;
• общение на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации, в свою очередь, делятся на формальные или формальные.

Эти сообщения определяются политикой, правилами, должностными инструкциями конкретной организации и осуществляются по формальным каналам.

Неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам конкретной организации, осуществляются в соответствии с установленной системой личных отношений между сотрудниками организации.

Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам связи: предстоящие увольнения производственных рабочих, новые штрафы за опоздания, изменения в структуре организации, предстоящие переводы и продвижения по службе, подробное изложение спора между двумя лидерами на последнем совещании по продажам, который встречается кого после работы.

В формальных организационных коммуникациях существует два типа:

• вертикальный, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;
• горизонтальные, между разными отделами, предназначенные для координации деятельности разных отделов.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, делятся на типы:

• по возрастанию, когда информация передается снизу вверх (от нижних уровней к более высоким). Этот тип коммуникации содержит информацию, необходимую руководителям для оценки сферы деятельности, за которую они несут ответственность; 
• по убыванию, осуществляется сверху вниз. Этот тип связи напрямую связан с управлением и контролем сотрудников. 

Межличностные коммуникации также делятся на виды:

1. словесный (устный);
2. невербальный обмен информацией без использования слов (жесты, интонация голоса, выражения лица).

Межличностное общение - это общение между людьми.

Организационные коммуникации - это коммуникации, которые происходят внутри организации между ее сотрудниками.

Межличностные связи могут быть как между сотрудниками одной фирмы, так и между сотрудниками разных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные коммуникации затрагивают только одну конкретную фирму и включают часть межличностных связей, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

В то же время межличностные коммуникации включают организационные коммуникации.

Общение считается успешным, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому значению, которое вкладывает в него отправитель, то есть менеджер. В противном случае происходит неудачное общение. 

Коммуникационные барьеры (барьеры) - факторы, снижающие вероятность успешного общения.

Данные зарубежных исследований показывают, что эффективность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных - 20-25% (то есть этот объем информации, поступающей от руководства, доходит до рабочих и правильно понимается ими).

Недостаточная эффективность вертикальных, как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждается данными о том, что ближайший руководитель рабочих (бригадир), покидая кабинет первого главы предприятия, забирает только 30% информации, а менеджер магазина - около 40%. Восходящая связь еще более неэффективна, поскольку не более 10% информации доходит до начальника. Это указывает на имеющиеся неиспользованные резервы в организации связи, возможности для их качественного улучшения.    

Успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения как со стороны получателя, так и отправителя информации.

Содержание процесса общения и его этапы

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, которой обмениваются. Если взаимопонимание не достигнуто, то общение не состоялось, из этого можно сделать вывод, что обе стороны играют в нем активную роль.  

Часто бывает, что переданное сообщение неправильно понято и, следовательно, обмен информацией неэффективен. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, отмечает, что, как правило, только 50% попыток обмена информацией приводят к взаимному согласию авторов сообщения. Чаще всего причина такой низкой эффективности заключается в том, что мы забываем о том, что общение - это обмен.  

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, которой обмениваются, т.е. сообщений. Однако сам обмен информацией не гарантирует эффективности общения между людьми, участвующими в обмене. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует выделить следующие этапы процесса, в которых участвуют два или более человека.   

Во время обмена обе стороны играют важную роль. Обмен информацией происходит только тогда, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая ее воспринимает. Для этого следует обратить пристальное внимание на процесс общения.  

Коммуникационный процесс - это взаимодействие множества элементов.

Существует четыре основных элемента коммуникационного процесса:

Отправитель - человек, который генерирует идею или собирает информацию и передает ее.

Сообщение - это сама информация.

Канал - средство передачи информации (устная передача, встречи, телефонные разговоры, письменная передача, отчеты, заметки, электронная почта, компьютерные сети).

Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которая ее интерпретирует.

Например, генеральный директор торговой компании решил обсудить с руководителями магазина вопрос о состоянии и улучшении качества торговых услуг для населения на встрече. В таком случае: 

• генеральный директор - отправитель, у которого возникла идея;
• информация о состоянии и улучшении качества торговли - сообщения;
• встреча - это канал информации;
• получатели - менеджеры магазина, которые интерпретируют сообщение и, в ходе той же встречи, дают отзыв генеральному директору.

При организации сетей связи на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов связи на каждом этапе коммуникационного процесса.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникации осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой управления. Коммуникационные решения, содержащие правила для коммуникационных процедур, должны быть установлены для каждого иерархического уровня управления и доведены до конкретного должностного лица. 

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и поделились оригинальной идеей. Это сложно, потому что каждая стадия является одновременно точкой, в которой значение может быть искажено или полностью потеряно. Эти взаимосвязанные этапы следующие:   

• Происхождение идеи.
• Кодирование и выбор канала.
• Broadcast.
• Декодирование.

Хотя весь процесс общения часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, необходимо проанализировать эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникнуть в разных точках.

Обмен информацией начинается с формулировки идеи (ее происхождения) или выбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует обменять. К сожалению, часто попытки обмениваться информацией на этом первом этапе отсекаются, поскольку отправитель не тратит достаточно времени на обдумывание идеи.  

Важно помнить, что идея еще не преобразована в слова или не принята в другой форме, в которой она будет служить обмену информацией. Отправитель только решил, какую концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Для эффективного обмена необходимо учитывать множество факторов.  

Кодирование и выбор канала. Перед передачей идеи отправитель должен использовать символы для ее кодирования, используя для этого слова, интонацию и жесты (язык тела). Это кодирование превращает идею в сообщение.  

Отправитель должен также выбрать канал, который совместим с типом символов, используемых для кодирования. Некоторые известные каналы включают передачу речи и письменных материалов, а также электронные коммуникации, включая компьютерные сети, электронную почту, видеокассеты и видеоконференции. Если канал не подходит для физических символов, передача невозможна. Иногда картинка стоит тысячи слов, но не при отправке сообщения по телефону. Также может оказаться невозможным поговорить со всеми сотрудниками одновременно. Заметки о помощи могут быть разосланы до встреч в небольших группах, чтобы обеспечить понимание сообщения и возникновение проблемы.     

Выбор средств связи не должен ограничиваться одним каналом. Желательно использовать два или более средств связи в комбинации. Процесс усложняется тем, что отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Однако исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно более эффективно, чем, скажем, только обмен письменной информацией.   

Broadcast. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированная идея или коллекция идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которое многие люди принимают за сам процесс общения. В то же время передача является лишь одним из наиболее важных этапов, которые необходимо пройти, чтобы передать идею другому человеку.   

Декодирование. После того, как сообщение передано отправителем, получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет точно знать, что имел в виду отправитель, когда была сформулирована его идея. Если реакция на идею не требуется, процесс обмена информацией должен на этом закончиться.    

Часто по ряду причин получатель может придать сообщению немного иной смысл, чем в голове отправителя. С точки зрения менеджера, обмен информацией должен считаться эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, выполнив действия, которые от него ожидал отправитель. 

Прежде чем говорить о различных барьерах в общении, необходимо выявить два важных понятия - обратная связь и помехи.

Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняют свои коммуникативные роли. Первоначальный получатель становится отправителем и проходит все этапы процесса связи, чтобы передать свой ответ исходному отправителю, который теперь играет роль получателя.  

Обратная связь может значительно повысить эффективность обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований, двусторонний обмен информацией (если есть возможность для обратной связи) по сравнению с односторонним (нет обратной связи), хотя он идет медленнее, тем не менее, он снимает стресс более эффективно, более точен и повышает уверенность в правильной интерпретации сообщений. 

Обратная связь значительно увеличивает шансы на эффективное общение, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шум называется тем, что искажает смысл. Источники шума, которые могут блокировать общение, могут варьироваться от языкового (вербального или невербального) до различий в восприятии, которые могут изменить смысл в процессах кодирования и декодирования, до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным. это может помешать точной передаче информации.  

Определенные препятствия присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. С точки зрения руководителя, это должно привести к снижению степени достижения поставленных целей в соответствии с передаваемой информацией. 

Следующие факторы могут быть препятствиями в обмене информацией.

Восприятие барьеров. Люди реагируют не на то, что на самом деле происходит, а на то, что они воспринимают. Сообщение интерпретируется по-разному в зависимости от профессии, специальности, в случае недоверия и антагонизма.  

Старшие руководители обычно получают положительную информацию. Подчиненные не сообщают им о плохих новостях. Основной причиной этого является страх наказания. Лидер, который не создает позитивного климата в команде, получает только ограниченный объем информации.   

Семантические барьеры обусловлены разным пониманием и толкованием слов, жестов, интонаций. Слова и жесты имеют разные значения, и не каждый может их понять, что обусловлено различием в образовании, квалификации, плохом знании иностранного языка, национальных особенностях. 

Невербальная обструкция - это использование символов, отличных от слов. Примерами этого являются взгляды, выражения лица (улыбка, растерянность, приподнятые брови, живой или отсутствующий взгляд, взгляд с одобрением или неодобрением, использование пальца, закрытие рта рукой, интонация, моделирование голоса). 

Плохая обратная связь, которая снижает эффективность общения. Основная причина этого - умение слушать. Искусство эффективного слушания заключается в следующем: прекратить говорить; Помогите говорящему свободно выражать свое мнение; наберитесь терпения: не допускайте споров; задавать вопросы.     

Организационные коммуникационные барьеры. Основными из них являются: искажение сообщений, информационная перегрузка головы; несовершенная структура управления и техника коммуникации.  

Препятствия связаны с чисто физическими и психологическими моментами: усталость; слабая память, рассеянность; импульсивность, которая мешает концентрации; чрезмерная эмоциональность; нетерпение.    

Все это мешает одному из участников обмена информацией полностью донести до другого, а другому - правильно его воспринимать, что в конечном итоге скажется на качестве принимаемых управленческих решений.

Анализ коммуникаций в организации ООО "Волжская маркетинговая семья"

Общая характеристика Волжского маркетингового семейного ООО

Объектом исследования является ООО «Волжская маркетинговая семья», организация занимается рекламной и маркетинговой деятельностью.

Адрес: 603137, Нижний Новгород, ул. Тимирязева, 75.

Мероприятия:

• комплексное продвижение постоянных клиентов;
• собственное производство / наружная реклама, полиграфия, сувениры, дизайн, веб-студия, аудио-видео;
• размещение в СМИ.

Миссия - ООО «Волжская маркетинговая семья»:

Реализация рекламной и маркетинговой деятельности, постоянный диалог с партнерами и потребителями, создание платформ для обмена опытом между специалистами рекламного рынка являются приоритетными составляющими нашей деятельности.

Организовывайте и находите оптимальные решения для мероприятий любой сложности, а наличие собственных ресурсов позволяет нам эффективно реализовывать их с минимально возможным бюджетом. "

Принципы работы ООО «Волжская маркетинговая семья»:   

Профессиональный подход - в компании сформирована опытная команда, которая имеет отлаженную схему работы с партнерами и понимает все нюансы размещения рекламы на любых доступных носителях. Это позволяет сократить до минимума продолжительность проектов. 

Программы любой сложности - наличие опытных специалистов и надежных партнеров позволяет нам реализовывать рекламные кампании любой сложности, как локальные, так и федеральные.

ООО «Волжская маркетинговая семья» разработало ключевые принципы взаимодействия с клиентами, в том числе:

• ориентация на клиента;
• компетентные специалисты являются основным активом компании;
• использование комплексного подхода к решениям;
• эксклюзивность решений;
• использование передовых технологий;
• разработка и внедрение новых услуг;
• прозрачность и открытость;
• Социальная ответственность.

ООО «Волга Маркетинг Фэмили» - общество с ограниченной ответственностью, созданное в соответствии с решением Собрания учредителей, часть первой Гражданского кодекса Российской Федерации, Закона Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью», принятого 8 февраля 1998 года. иные нормы действующего законодательства Российской Федерации и настоящего Устава с целью удовлетворения общественных потребностей, оказания услуг и получения прибыли. Компания является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства. 

Стоимость проданных услуг также росла на протяжении многих лет и более быстрыми темпами, чем выручка (в 2013 году - на 20,18%, а в 2012 году - на 17,71). Возможно, это свидетельствует об увеличении стоимости, других затрат - увеличения балансовой стоимости предоставляемых услуг.  

В течение анализируемого периода показатели прибыли растут: валовой доход, прибыль от продаж, прибыль до налогообложения и, соответственно, чистая прибыль.

Что касается эффективности использования основных средств, темпы роста их среднегодовой стоимости растут (в 2013 году - 21,04%), однако темпы роста фондоотдачи также быстро снижаются (в 2013 году - на 4,9%). Можно сделать вывод, что организация использует основные средства нерационально, но не исключено, что они будут эффективно использоваться в долгосрочной перспективе. 

Рентабельность компании снижается более медленными темпами: в 2013 году на 1,8%. Таким образом, из всего вышесказанного можно сделать вывод, что в ООО «Волжская маркетинговая семья» наблюдается замедление темпов роста основных финансово-экономических показателей и снижение эффективности использования ресурсов. 

Было установлено, что за анализируемый период ООО «Волжская маркетинговая семья» увеличило показатели прибыли, валовой доход, прибыль от продаж, прибыль до налогообложения и, соответственно, чистую прибыль, но темпы роста всех вышеперечисленных показателей замедляются.

Таким образом, валовой доход в 2013 году увеличился на 12,6%, прибыль от продаж - на 18,9%.

Рентабельность компании снижается более медленными темпами: в 2013 году на 1,8%. Таким образом, из всего вышесказанного можно сделать вывод, что в ООО «Волжская маркетинговая семья» наблюдается замедление темпов роста основных финансово-экономических показателей и снижение эффективности использования ресурсов. 

Все функции, права и обязанности работников закреплены в должностных инструкциях.

В компании работают 18 человек. Каждого сотрудника фирмы отличает высокий профессионализм и компетентность в профессиональной сфере деятельности, высокий уровень квалификации. И руководители отделов, и рядовые сотрудники имеют высшее образование.  

В организации работают мужчины и женщины, но в 2013 году женщины составляли 61,1% заработной платы, а в 2013 году - 55,6%.

В 2013 году количество специалистов с высшим и средним специальным образованием составляет 94,4 100%. Количество специалистов со средним образованием сократилось на 5,6%. 

В организации работают сотрудники всех возрастных групп, в том числе самая большая группа сотрудников в возрасте от 20 до 30 лет - снизилась с 66,6% в 2012 году до 55,6% в 2013 году. Сделайте вывод, что за прошедший год на предприятии 1 сотрудник уволился и 1 сотрудник был повторно -наемный. Более 50% сотрудников имеют опыт работы в организации от 3 до 6 лет, то есть они работают с момента основания ООО «Смарт Групп». 

В структуре управления ООО «Волжская маркетинговая семья» нет должности менеджера по персоналу. Помощник генерального директора, не имеющий специального управленческого образования, занимается вопросами регистрации на работу и увольнения работников. 

Работа с персоналом и регулирование деятельности сотрудников осуществляется на основании следующих внутренних кадровых документов:

1. «Правила внутреннего трудового распорядка», регламентирующие деятельность всей организации в целом, определяют: рабочее время, продолжительность рабочей недели, продолжительность отпусков, перерывов и выходных; порядок приема на работу и увольнения работников; система поощрений и наказаний; основные права и обязанности работников.   
2. Должностные инструкции специалистов - определяют основные права и обязанности работников, а также ответственность, которую они несут в соответствии с занимаемой должностью и условиями труда.
3. Личные карточки сотрудников, которые содержат всю информацию о сотрудниках: образование; опыт работы; наличие дополнительных учебных курсов, сертификатов; дата и продолжительность отпуска; социальные льготы, награды, стимулы.    

Эти документы облегчают работу персонала и помогают руководителю организации в управлении персоналом.

В документах по системе управления персоналом не выработан ряд функций управления персоналом:

1. нет планов по адаптации новых сотрудников;
2. ротация персонала осуществляется стихийно, в соответствии с освобождением рабочих мест;
3. на предприятии не составляются планы индивидуального развития и карьерного роста сотрудников;
4. оценка специалистов проводится выборочно по рекомендациям руководителя, плановая оценка всего персонала не проводится;
5. сертификация проводится только для руководителей подразделений, на предприятии отсутствует план сертификации и его регламенты;
6. неэкономическая мотивация является случайной и не связана с организационной культурой.

Изучение коммуникационного процесса в управлении организацией ООО «Волжская маркетинговая семья»

Изучение коммуникационного процесса в управлении ООО «Волжская маркетинговая семья» проводится в областях анализа вертикальной коммуникации, горизонтальной коммуникации, оценки основных видов коммуникации, выявления проблем и недостатков в области коммуникационного процесса.

Вертикальная коммуникация реализована в ООО «Волжская маркетинговая семья» как двухуровневая структура управления. Генеральный директор отвечает за текущую деятельность. В структуре управления ООО «Волжская маркетинговая семья» отчетливо видны вертикальные коммуникационные потоки, которые идут от генерального директора до руководителей департаментов, от руководителей департаментов до их подчиненных.  

Связь идет сверху вниз, аппарат управления выдает инструкции или другую форму сообщения и отправляет его в филиалы. 

ООО «Волга маркетинговая семья» управляется на основе линейно-функциональной организационной структуры.

Линейно-функциональная структура управления - структура органов управления, состоящая из линейных подразделений, выполняющих основную работу в организации, и обслуживающих функциональные подразделения.

Организационную структуру также можно рассматривать как форму разделения и сотрудничества управленческой деятельности, а следовательно, права и ответственность за их реализацию. Решение о выборе организационной структуры принимается высшим руководством. 

Генеральный директор подчиняется помощнику, главному бухгалтеру, директору проекта и руководителю коммерческого отдела.

Генеральный директор контролирует выполнение заказов сотрудниками компании, подписывает документы, проверяет правильность составленных отчетов, заключает соглашения с другими компаниями, создает правила, нормы, ищет и реализует новые возможности.

Главный бухгалтер выплачивает заработную плату; делает обвинения; готовит отчет о финансовой деятельности; обрабатывает информацию и своевременно предупреждает о негативных явлениях в финансовой деятельности; мобилизует внутренние производственные резервы и использует их эффективно.    

Руководитель проекта - отвечает за реализацию проекта от разработки его идеи и макета до изготовления наружной рекламы и ее монтажа. Директор проекта следит за соблюдением сроков и качества рекламного продукта. В его подчинении находится начальник креативного отдела и начальник производственного отдела.  

Руководитель креативного отдела - руководит группой специалистов в отделе и отвечает за разработку креативной идеи, согласовывает ее с заказчиком. Отдел разрабатывает макет рекламного продукта, форму воплощения идеи. 

Руководитель производственного отдела руководит группой специалистов, которые создают готовый рекламный продукт в соответствии с разработанной идеей и занимаются его установкой.

Руководитель коммерческого отдела - в его функции входит поиск покупателя, заключение договора с ним и контроль за соблюдением условий договора. В коммерческом отделе согласовывается стоимость работ по контракту, используются методы стимулирования клиента, порядок оплаты контракта.  

Помощник генерального директора выполняет работу по документообороту рекламного агентства, ведет учет персонала, готовит документы для приема на работу и увольнения сотрудников.

ООО «Волга маркетинговая семья» управляется на основе линейно-функциональной организационной структуры.

Линейно-функциональная структура управления является наиболее эффективной для такой небольшой организации.

Благодаря этому организация получает возможность совершенствовать систему управления, повышать ее производительность и эффективность. Это дает положительный эффект, который позволяет высшему руководству сосредоточиться на решении стратегических задач развития организации, обеспечить ее эффективное взаимодействие с внешней средой. Кроме того, компания, созданная по такой модели, приобретает гибкость и способность быстро реагировать на изменяющиеся условия, реструктурировать линейные подразделения по мере расширения организации. Также важно отметить, что распределение функциональных работников увеличивает важность их операций.   

Принятие этой организационной структуры связано с тем, что в линейных структурах успешно реализуются управление одним человеком, простота связей и определенность зависимостей. Этот тип структуры не представляется возможным в широком масштабе управления, потому что это приводит к резкому увеличению числа шагов, в то же время он наиболее подходит для среднего и малого бизнеса. 

Горизонтальные коммуникационные потоки существуют между членами организации равного ранга - руководителями отделов коммерческого, финансового и производственного блоков. Они реализуются на производственных совещаниях, при обсуждении вопросов привлечения новых клиентов в организацию, проведении кампаний по мотивации и стимулированию потребителей и проведении специальных мероприятий. Горизонтальные коммуникации могут быть как формальными, так и неформальными, в рамках мероприятий корпоративной культуры (праздники и поздравления).  

Связь в этом случае происходит как в устройстве управления, так и на уровнях ниже, под устройством управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся независимо от генерального директора. Например. обсуждение объема проводимых проектных работ, технологий их реализации.      

Использование основных видов коммуникаций зависит от формы коммуникационного процесса.

В ООО «Волжская маркетинговая семья» система электронного документооборота отработана и работает хорошо, внедряется система управления и оценки ключевых показателей эффективности, проделана большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности. ,

Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные брошюры, стенды, плакаты, отчеты, ящики обратной связи, выступления руководителей в средствах массовой информации, планирование совещаний и встреч, встречи с клиентами и Интернет.

В своей работе центр внутренних коммуникаций уделяет особое внимание получению обратной связи, использованию почтовых ящиков обратной связи, встречам, дискуссиям, обсуждению проблем на собраниях и собраниях всего трудового коллектива. Для изучения сложившейся ситуации, выявления существующих проблем, отслеживания отношения сотрудников к компании проводится социологическое исследование (используются различные методы - от анкетирования до личных интервью).  

Конечно, компания не сделала все, чтобы полностью решить проблему осведомленности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них будут реализованы в компании. 

Еще один вид коммуникации в ООО «Волжская маркетинговая семья» - «Кольцевая почта» (у каждого сотрудника организации есть свой почтовый ящик) Переписка, а также различные документы, личная почта. Отправляются через эти ящики. 

В горизонтальной форме связь происходит по давно известным схемам, в первую очередь используется внутренний телефон, с помощью которого сотрудники могут общаться друг с другом, не покидая рабочего места, а также система сотовой связи. Электронная почта (электронная почта) также является одним из самых удобных средств связи. Стоит подчеркнуть, что электронная почта используется как сотрудниками при общении друг с другом, так и при общении с клиентами.  

Личные встречи также не игнорируются. Действительно, иногда, для передачи информации, личное присутствие человека требуется, чтобы показать серьезность сообщения или какой-то инструкции   

Внешние коммуникационные потоки реализуются через реализацию мероприятий по продвижению услуг рекламно-маркетинговой группы ООО «Волжская маркетинговая семья» (маркетинговые коммуникации, информационные и коммуникационные технологии рекламы и PR).

В целом, эти коммуникационные потоки можно считать удовлетворительными, поскольку они решают проблемы управления организацией, развития бизнеса и создания широкой рекламы, благоприятного имиджа и деловой репутации компании.

Руководство ООО «Волжская маркетинговая семья» проводит определенную работу по функционированию внешних коммуникационных потоков, формулируя и доводя до своего целевого рынка и общественности философию, миссию, цели и ценности организации.

При анализе коммуникационного процесса в организации ООО «Волжская маркетинговая семья» был выявлен ряд проблем:

• ошибочный перевод информации на разных этапах передачи работниками организации;
• есть недостаточно четко сформулированные сообщения, в которых есть неточность формулировок, их нечеткость, непоследовательность, плохое изложение мыслей.
• искажение сообщений в процессе движения информации внутри организации вверх и вниз; сообщения непреднамеренно искажаются из-за трудностей в межличностном общении; искажение сообщений также происходит в процессе обработки информации, когда все виды барьеров в межличностных контактах могут подтолкнуть их к тому, чтобы отсеять некоторые и подчеркнуть другие сообщения);  
• психологический настрой работников, который препятствует развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации;
• Поздняя доставка информации сотрудникам и аппаратуре управления;
• низкая эффективность коммуникаций ООО «Волжская маркетинговая семья» во внешней среде.

Анализ горизонтальных коммуникационных потоков показал, что отсутствие программы корпоративной культуры является недостатком в работе руководства ООО «Волжская маркетинговая семья». В кризисных и конфликтных ситуациях наиболее важную роль играет неформальное общение. 

Направления совершенствования внутренних и внешних коммуникаций в Волжской маркетинговой семье ООО

Рекомендации по общению внутри организации ООО «Волжская маркетинговая семья»

Совершенствование внутренних и внешних коммуникаций ООО «Волжская маркетинговая семья» направлено на преодоление недостатков в управлении коммуникационными потоками.

Меры должны быть приняты в следующих областях:

• разработка сайта ООО «Волжская маркетинговая семья» для использования его ресурса при проведении внутренних и внешних коммуникаций;
• проведение коммуникационных мероприятий по продвижению имиджа и услуг ООО «Волжская маркетинговая семья» во внешней среде;
• Проведение мероприятий по корпоративной культуре для активизации неформальных коммуникационных потоков внутри организации.

В целом, необходимо обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко понимать информационные потребности всех уровней управления и организовывать информационные потоки в соответствии с этими потребностями, а также использовать несколько каналов связи (например, письменные и разговорной речи) при передаче сообщений параллельно. 

На сайте ООО «Волжское маркетинговое семейство» отсутствуют настройки, которые позволили бы более активно работать с клиентами, быстрее информировать их о нашей работе. Требуется расширить функции сайта, создав новые настройки: 

• расширение информации о рекламно-маркетинговой организации и ее услугах, основных и дополнительных;
• организация системы заказов;
• размещение на сайте информации о ООО «Волжская маркетинговая семья», проводимых акциях и акциях, постоянное обновление контента;
• проведение маркетинговых исследований клиентов, выявление неудовлетворенного спроса;
• дополнительные услуги, полезная информация (новые в рекламных и маркетинговых технологиях).

Улучшение сайта ООО «Волжская маркетинговая семья» укрепит конкурентные позиции и повысит эффективность продвижения имиджа организации и ее услуг.

Исходя из новой концепции использования корпоративного сайта, вы можете предложить внести следующие изменения в сайт. На главной странице вы должны размещать анонсы новостей, оповещать о новых услугах и акциях. Такая информация будет полезна для постоянных или постоянных посетителей: если они каждый раз встречают что-то новое, это хороший стимул для повторного посещения сайта. Более того, такая мобильность является показателем динамичного развития компании и веб-сайта.   

Как и любое другое средство продвижения, сайт должен держать внимание посетителя, по крайней мере, до того момента, когда он ознакомится с размещенной информацией достаточно подробно. Для этого сайт должен быть привлекательным, в то же время он должен быть простым и ориентированным на то, что нужно клиентам. Информация должна быть легко читаемой.  

Также рекламные баннеры на тематических сайтах («Услуги по проведению рекламных кампаний», «Проведение исследований», «Разработка программы продвижения», «Маркетинговые услуги») могут использоваться как средства продвижения; рассылки; регистрация в соцсетях.  

Основные функции деятельности ООО «Волжская маркетинговая семья» в области внутренних коммуникаций:

• создание желаемой атмосферы, укрепление команды;
• организация всех корпоративных мероприятий и внутренних акций,
• содействие сохранению и развитию атмосферы сотрудничества и доверия в коллективе;
• отслеживание и подготовка материалов для доски объявлений;
• организация стенда с крупными событиями (дни рождения, акции, бонусы, фото из отпуска, поздравительные открытки, открытые вакансии);
• работать со слухами. В любой организации время от времени рождаются слухи - некая спонтанная информация, которая может быть как правдивой, так и ложной, как негативной, так и позитивной. Задача менеджера состоит в том, чтобы выяснить источники происхождения слушания и разоблачить отрицательное слушание;  
• разрешение организационных конфликтов;
• развитие персонала и различные виды стимулирования.

Корпоративные мероприятия являются важной частью корпоративной культуры, благодаря которой в команде создается дружеская атмосфера.

Менеджмент должен разработать программу развития корпоративной культуры. Практика мотивации сотрудников с помощью подарков широко распространена при условии, что подарки соответствуют их назначению. Причин для подарков может быть много: день рождения сотрудника; подарок, посвященный празднику; выход на пенсию; подарок в связи с рождением ребенка или новогодний подарок для ребенка, так как большинство работников имеют детей на предприятии.     

Роль внешних коммуникаций в управлении ООО «Волга маркетинговая семья»

Функции в области внешних коммуникаций:

• формирование (сохранение или изменение) желаемого имиджа организации;
• информирование об общественной значимости деятельности рекламно-маркетинговой группы;
• подготовка текстов выступлений, материалов (в том числе слайдов, фильмов) для пресс-конференций, пресс-релизов;
• установление, поддержание и расширение контактов с целевой аудиторией;
• меры, направленные на расширение сферы влияния компании средствами, адекватными поставленной цели и не противоречащими социальной этике;
• работа со СМИ;
• мероприятия по сбору и анализу информации, отслеживанию отзывов и комментариев относительно деятельности ООО «Волга Маркетинг Фэмили»;
• подготовка ответов на критические публикации в СМИ.

Услуги ООО «Волжская маркетинговая семья» можно продвигать следующими способами: телевидение, радио, журналы, Интернет.

Решение проблем в области продвижения направлено на предоставление необходимой информации существующим и потенциальным клиентам о перечне продуктов и услуг, условиях, ценах, стимулах, поддержании лояльности существующих клиентов, улучшении имиджа компании, информировании потребителей о проводимых акциях , специальные предложения и другие маркетинговые изменения ...

Вывод

Цель курсовой работы достигнута. Анализ коммуникационного процесса в ООО «Волжская маркетинговая семья» и разработка рекомендаций по его совершенствованию завершены. 

Курс рассматривает теоретические основы общения и процесса общения.

Общение считается успешным, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому значению, которое вкладывает в него отправитель, то есть менеджер. В противном случае происходит неудачное общение. 

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, которой обмениваются, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения между людьми, участвующими в обмене.  

В ходе работы было проведено исследование коммуникационного процесса в руководстве организации ООО «Волжская маркетинговая семья».

Изучение коммуникационного процесса в управлении ООО «Смарт Групп» проводится в областях анализа вертикальной коммуникации, горизонтальной коммуникации, оценки основных видов коммуникации, выявления проблем и недостатков в процессе коммуникации.

Вертикальная коммуникация реализована в ООО «Волжская маркетинговая семья» как двухуровневая структура управления. Генеральный директор отвечает за текущую деятельность. В структуре управления ООО «Волжская маркетинговая семья» отчетливо видны вертикальные коммуникационные потоки, которые идут от генерального директора до руководителей департаментов, от руководителей департаментов до их подчиненных.  

ООО «Волга маркетинговая семья» управляется на основе линейно-функциональной организационной структуры.

Горизонтальные коммуникационные потоки существуют между членами организации равного ранга - руководителями отделов коммерческого, финансового и производственного блоков. Они реализуются на производственных совещаниях, при обсуждении вопросов привлечения новых клиентов в организацию, проведении кампаний по мотивации и стимулированию потребителей и проведении специальных мероприятий. 

В ООО «Волжская маркетинговая семья» система электронного документооборота отработана и работает хорошо, внедряется система управления и оценки ключевых показателей эффективности, проделана большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности. ,

При анализе коммуникационного процесса в организации ООО «Волжская маркетинговая семья» был выявлен ряд проблем:

1. ошибочный перевод информации на разных этапах передачи работниками организации;
2. есть недостаточно четко сформулированные сообщения, в которых есть неточность формулировки, плохое изложение мыслей.
3. искажение сообщений в процессе движения информации внутри организации вверх и вниз;
4. Поздняя доставка информации сотрудникам и аппаратуре управления;
5. неправильное отношение работников, что мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

В процессе работы были разработаны направления совершенствования внутренних и внешних коммуникаций ООО «Волжская маркетинговая семья», направленные на преодоление недостатков в управлении коммуникационными потоками.

Было предложено провести мероприятия по следующим направлениям:

1. проведение коммуникационных мероприятий по продвижению имиджа и услуг ООО «Волжская маркетинговая семья» во внешней среде;
2. разработка сайта ООО «Волжская маркетинговая семья» для использования его ресурса при проведении внутренних и внешних коммуникаций;
3. Проведение мероприятий по корпоративной культуре для активизации неформальных коммуникационных потоков внутри организации.

По окончании своей работы мы можем сделать вывод, что реализация этих мероприятий позволит вам получить необходимый экономический эффект и достичь целей, поставленных перед предприятием.